Kini, mengirim e-mail sudah jadi suatu hal yang umum bagi karyawan perusahaan. Mereka menggunakan e-mail untuk berkomunikasi dan bertukar informasi, seperti menyebarkan memo kerja dan surat perintah ataupun berbagi file pekerjaan. E-mail seperti ini sering disebut sebagai ‘E-mail Profesional’.
Gunakan subject yang jelas
Saat akan mengirim e-mail profesional, pastikan kamu isi kolom ‘subject’ dengan tujuan yang jelas. Subject digunakan untuk memperjelas tujuan dari pengiriman e-mail tersebut. Pun dapat mencerminkan inti dari isi e-mail yang akan kamu kirimkan kepada atasan atau rekan kerja.
Awali dengan salam
Berikan salam diawal penulisan badan surat. Salam ini dapat berupa kata sapaan seperti 'Selamat Pagi', 'Halo' atau 'Dear'. Hal ini lazim dicantumkan dalam e-mail yang bersifat resmi.
Bahasa penulisan formal
Surat resmi tentunya ditulis dengan menggunakan bahasa yang formal. Jika berbahasa Indonesia maka gunakan EYD yang baik dan benar. Hal ini juga berlaku pada e-mail berbahasa asing. Pastikan penyusunan kalimatnya telah sesuai dengan aturan baku. Hindari penyingkatan kata. “Saat mulai masuk inti (pesan e-mail-red) boleh dibagi menjadi tiga bagian kalau amat sangat formal, ‘Pembuka-Isi-Penutup’. Atau kalau sekadar mengirim file aja, itu boleh jadi satu tetapi ringkas padat,”
To the point!
Buat e-mailmu dengan kalimat-kalimat efisien dan to the point. Jelaskan secara singkat, padat, dan jelas. Hal ini akan sangat baik dilakukan karena memudahkan penerima menangkap maksud dan tujuan dari e-mail tersebut. Selain itu, dapat mengurangi kemungkinan adanya miscommunication.
Tutup e-mailmu dengan signature
Fasilitas signature atau tanda tangan bisa diisi dengan nama, jabatan, dan personal kontak. Ini akan sangat berguna jika melakukan korespondensi dengan karyawan yang lain. Mereka dapat langsung menghubungimu melalui kontak personal yang tertera di signature. Menjadi poin plus jika kamu dapat mencantumkan laman media sosial seperti LinkedIn atau Facebook.
Nah, pastikan kamu mengirim e-mail kepada rekan kerja dan atasan dengan benar ya. Jadi, keprofesionalitasanmu tidak diragukan. Good luck!
0 comments:
Post a Comment